In Unternehmen mit komplexen Bereichsstrukturen ist eine alles umfassende Archivierungslösung mitunter nur mit erheblichen organisatorischen Aufwand und unter spezieller Anpassung von Softwareprodukten möglich.
Gleichzeitig unterliegt man in vielen Punkten individuellen Einflüssen der Mitarbeiter, wenn diese in den Entscheidungsprozess bei jedem Objekt neu einbezogen werden.
Die installierte Lösung lässt nach einmaliger Definition Automatismen der Archivierung zu, die den Mitarbeiter weitestgehend von diesem wiederkehrenden Entscheidungsprozess befreit und einen kontinuierlichen, automatischen Ablauf dieser Vorgänge erlaubt.

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