Digitalisierung: Der Schnell-Check für Ihre Abläufe
Wie arbeiten wir in drei Jahren, und womit? Dieser kostenlose Selbsttest zur Digitalisierung zeigt in 12 Fragen, wo Ihre Abläufe, Ihre Software und Ihr Einsatz von KI heute stehen. Etwa vier Minuten, keine Anmeldung, Ergebnis sofort.
Worauf die Fragen zielen
- Abläufe: Doppelte Eingaben und Tabellen neben dem System zeigen, wo Software und Alltag auseinanderliegen. Die Fragen zielen auf Medienbrüche und auf Wissen, das an einzelnen Personen hängt.
- Software: Ob Software passt, zeigt sich an der Nutzung, nicht am Funktionsumfang. Die Fragen zielen auf Auswahl, Nutzung und Schnittstellen.
- KI: Viele nutzen KI längst, offen ist nur, ob geregelt. Die Fragen zielen auf offiziellen Zugang, Regeln für Daten und die Anbindung an eigenes Wissen.
- Zielbild und Einführung: Ohne gemeinsames Ziel und eine Leitung mit Zeit bleibt Digitalisierung Stückwerk. Die Fragen zielen auf Zielbild, Projektleitung und die Beteiligung der späteren Nutzer.
Alle 12 Fragen im Überblick
Eine neue Kollegin fängt am Montag an. An wie vielen Stellen werden ihre Daten von Hand eingetragen?
- An einer, der Rest folgt automatisch
- An zwei bis drei
- Wir haben aufgehört zu zählen
Gut zu wissen
Jede doppelte Eingabe kostet zweimal: beim Tippen und später beim Suchen, wenn die Daten auseinanderlaufen. Doppelerfassung ist meist der schnellste Hebel für spürbare Entlastung.
Gibt es Abläufe, die nur eine einzige Person wirklich beherrscht?
- Nein, die wichtigen Abläufe sind beschrieben, mindestens zwei können sie
- Ein paar, und wir wissen welche
- Mehr, als uns lieb ist
Gut zu wissen
Wer einen Ablauf digitalisieren will, braucht jemanden, der ihn erklären kann. Kann das nur eine Person, ist das Risiko schon da, bevor die erste Software kommt.
Wo stehen bei Ihnen die Listen, mit denen tatsächlich gearbeitet wird?
- Im Fachsystem, Tabellen sind die Ausnahme
- Teils im System, teils in Tabellen nebenher
- Das Wichtigste steht in Tabellen und Postfächern
Gut zu wissen
Tabellen neben dem System sind ein ehrliches Signal: Dort fehlt dem System etwas, das die Leute im Alltag brauchen. Genau dort muss eine Lösung ansetzen.
Ihre letzte große Softwareeinführung: Nutzen die Leute heute die Funktionen, für die Sie bezahlt haben?
- Ja, die wesentlichen
- Etwa die Hälfte
- Eher wenige, vieles läuft am System vorbei
Gut zu wissen
Ob eine Software passt, zeigt sich oft erst nach dem Kauf. Ein Prototyp mit Ihren echten Abläufen zeigt es vorher.
Prototyp statt Lastenheft: Wie Sie eine Software prüfen, bevor Sie sie kaufen
Wie haben Sie Ihre letzte Software ausgewählt?
- An unseren echten Abläufen, die wir vorher durchgespielt haben
- Nach Lastenheft und Vorführungen der Anbieter
- Auf Empfehlung, oder es war, was der Dienstleister im Angebot hatte
Gut zu wissen
Eine Anbietervorführung zeigt, was die Software kann, nicht, ob sie zu Ihren Abläufen passt.
Prototyp statt Lastenheft: Wie Sie eine Software prüfen, bevor Sie sie kaufen
Reden Ihre wichtigsten Systeme miteinander?
- Ja, die Daten fließen über Schnittstellen
- Teilweise, manches wird exportiert und woanders wieder eingelesen
- Nein, die Brücke ist der Mensch
Gut zu wissen
Über den Nutzen einer Software entscheiden ihre Schnittstellen oft mehr als ihr Funktionsumfang.
Wie setzen Ihre Leute KI bei der Arbeit heute ein?
- In festgelegten Abläufen, mit offiziellem Zugang und Regeln
- Einzelne probieren es aus, jeder für sich
- Gar nicht, soweit wir wissen
Gut zu wissen
Wer privat schon mit KI arbeitet, nimmt das mit ins Büro. Ein offizieller Zugang mit klaren Regeln holt diese Nutzung aus der Grauzone.
Die stärkste KI für Ihr Team, und Ihre vertraulichen Daten bleiben geschützt
Was dürfen Ihre Leute in einen KI-Dienst eingeben?
- Eine einfache Regel sagt, welche Daten wohin dürfen
- Es gibt eine Richtlinie, die kaum jemand kennt
- Das ist nicht geregelt
Gut zu wissen
Nicht jede Aufgabe braucht dasselbe Modell. Wer Daten nach Vertraulichkeit sortiert, nutzt für unkritische Aufgaben die stärksten Modelle und für vertrauliche ein Modell in Europa oder im eigenen Haus.
Die stärkste KI für Ihr Team, und Ihre vertraulichen Daten bleiben geschützt
Kann Ihre KI auf Ihr eigenes Wissen zugreifen, etwa Handbücher, Vorlagen und Abläufe?
- Ja, über einen geregelten Wissensspeicher
- Wir kopieren Inhalte von Hand hinein
- Nein
Gut zu wissen
Den Unterschied macht selten das Modell, sondern das Wissen, das es bekommt. Ein Wissensspeicher dazwischen legt fest, was die KI sehen darf und was nicht.
Die stärkste KI für Ihr Team, und Ihre vertraulichen Daten bleiben geschützt
Gibt es ein Bild davon, wie Ihr Haus in drei Jahren arbeitet, das Leitung und Fachbereiche teilen?
- Ja, schriftlich und abgestimmt
- In einzelnen Köpfen
- Wir reagieren eher auf das, was kommt
Gut zu wissen
Ohne gemeinsames Zielbild entscheidet jede Abteilung für sich, und am Ende passen die Systeme nicht zusammen.
Wer leitet bei Ihnen Digitalisierungsvorhaben, und wie viel Zeit hat diese Person dafür?
- Eine benannte Person mit fest eingeplanter Zeit
- Jemand neben der eigentlichen Arbeit
- Wer gerade kann
Gut zu wissen
Viele Vorhaben scheitern nicht an der Technik, sondern daran, dass niemand Zeit hat, sie zu führen.
Wann reden die Leute mit, die später mit der neuen Lösung arbeiten?
- Von Anfang an, sie testen mit
- Bei der Schulung
- Wenn es live ist
Gut zu wissen
Wer früh mitgestaltet, verteidigt die Lösung später. Wer sie erst bei der Schulung sieht, sucht Gründe, warum sie nicht passt.
Prototyp statt Lastenheft: Wie Sie eine Software prüfen, bevor Sie sie kaufen · Human Readiness
Was Ihr Ergebnis bedeuten kann
- Auf Sicht
- Gehandelt wird bei Ihnen vor allem dann, wenn etwas passiert. Das ist in vielen Häusern der Normalfall, und genau hier bringt ein erster geordneter Schritt am meisten.
- Im Aufbau
- Erste Regeln und Zuständigkeiten gibt es, sie greifen aber noch nicht überall. Meist reichen wenige gezielte Schritte, damit daraus Routine wird.
- Geregelt
- Das Wesentliche steht und wird im Alltag gelebt. Die Lücken liegen im Detail, oft dort, wo noch niemand nachgeprüft hat.
- Vorausschauend
- Bei Ihnen wird geplant, geprüft und geübt. Jetzt geht es darum, diesen Stand zu halten und ihn mit einer Messung von außen zu belegen.
Häufige Fragen
Vom Team der addonware GmbH, Bereich Prozesse & Systeme. Stand: Oktober 2026.