Worauf arbeiten wir eigentlich, und nach welchen Regeln?

    Struktur & Compliance

    Wir ordnen Ihre Organisationsstruktur, Ihre Kostenlogik und Ihre Datenschutz-Nachweise und halten sie aktuell.

    Wir ordnen den Stamm Ihrer Organisation: Rechtsträger, Kostenstellen, Umlagen, Zuständigkeiten, Zugänge und Datenschutz-Nachweise. Und wir halten ihn aktuell. Danach passen Ihre Zahlen zu Ihrer Organisation, und auf jede Frage von Prüfern oder Aufsicht gibt es eine schnelle Antwort.

    So sieht es aus, wenn der Stamm geordnet ist

    • Die Buchhaltung kontiert auf Kostenstellen, die zur Organisation passen. Handumbuchungen am Monatsende werden selten.
    • Die Umlage läuft nach einem Schlüssel, den die Geschäftsführung einmal beschlossen hat, statt jedes Jahr neu verhandelt und von Hand nachgerechnet zu werden.
    • Leistungen zwischen den Gesellschaften sind beschrieben und werden nach festen Regeln verrechnet.
    • Eine Mitarbeiterin verlässt das Haus. Mit dem Austritt enden alle ihre Zugänge, in jedem System.
    • Ein neuer Standort ist an einer Stelle angelegt, und alle Systeme kennen ihn.
    • Die Wirtschaftsprüfung fragt, woher eine Zahl kommt. Die Antwort steht im Verlauf.
    • Die Datenschutzaufsicht fragt, welche Daten wo und wie lange liegen. Das Verzeichnis ist aktuell, die Löschfristen sind festgelegt, die Verträge mit Dienstleistern liegen vor.
    • Die Werkzeuge, die Ihre Excel-Listen ablösen, laufen auf diesem Stamm und nicht auf ihrer eigenen Kopie davon.

    Worum es geht

    Jede Organisation hat einen Stamm, auch wenn ihn niemand so nennt: Rechtsträger, Standorte, Kostenstellen, Mitarbeitende, Benutzerkonten, Fahrzeuge, Verträge, Umlageschlüssel, Unterschriftsregelungen. In den meisten Häusern ist er über Jahre gewachsen und liegt verteilt in Buchhaltung, Personalabteilung, IT und in Tabellen einzelner Personen. Niemand hat ihn je als Ganzes gesehen.

    Darum landen Kosten auf der falschen Kostenstelle, Umlagen werden jedes Jahr neu gerechnet, und ausgeschiedene Mitarbeitende haben noch Zugänge. Wir machen den Stamm sichtbar, ordnen ihn mit Ihren Leuten und sorgen dafür, dass er geordnet bleibt.

    Datenschutz gehört dazu und nicht daneben. Verarbeitungsverzeichnis, Löschkonzept und Auftragsverarbeitung hängen genau an diesem Stamm.

    Für wen

    Für Geschäftsführungen und kaufmännische Leitungen von Unternehmen, Unternehmensgruppen, Sozialträgern, Verbänden und öffentlichen Einrichtungen, die:

    • aus mehreren Rechtsträgern bestehen und interne Leistungen, Umlagen und Geschäftsbesorgung sauber abbilden müssen
    • ihren Kostenstellenplan nicht mehr erklären können
    • vor einer Systemeinführung stehen und wissen, dass die Stammdaten der Engpass werden
    • bei Prüfungen, Verwendungsnachweisen oder Anfragen der Datenschutzaufsicht jedes Mal von vorn suchen
    • ein aktuelles Verarbeitungsverzeichnis oder einen externen Datenschutzbeauftragten brauchen

    In vier Stufen

    • 1 · Struktur-Kompass

      Frage

      Wie ist unser Haus heute tatsächlich aufgebaut, und wo hakt es?

      Was Sie in der Hand halten

      Ist-Bild auf einer Seite, Befunde nach Wirkung sortiert, Stand Ihrer Datenschutz-Dokumentation, Empfehlung, was zuerst geordnet wird

      Dauer

      4 bis 6 Wochen

    • 2 · Zielbild Organisationsstamm

      Frage

      Wie soll unser Stamm künftig aussehen, und wer pflegt was?

      Was Sie in der Hand halten

      Stammdatenmodell als klickbarer Prototyp, Pflegematrix, Prozesslandkarte Finanzen, Entwurf der Zeichnungs- und Freigabeordnung, aktualisiertes Verarbeitungsverzeichnis, Aufwandsschätzung

      Dauer

      6 bis 10 Wochen

    • 3 · Umsetzung

      Frage

      Wie wird daraus ein gepflegter Stamm im System?

      Was Sie in der Hand halten

      Bereinigte Daten, angelegte Strukturen, gelebte Zuständigkeiten, Pflegedokumentation

      Dauer

      nach Umfang

    • 4 · Jahres-Check

      Frage

      Stimmen Stamm, Schlüssel und Nachweise noch?

      Was Sie in der Hand halten

      Jahresbericht mit Befunden, geprüfte Zugänge, fortgeschriebenes Verarbeitungsverzeichnis

      Dauer

      einmal im Jahr

    Jede Stufe wird einzeln beauftragt, und nach jeder Stufe können Sie aufhören. Zwei Einstiege gibt es als Paket mit Festpreis: den Struktur-Kompass und den externen Datenschutzbeauftragten.

    Stufe 1: Struktur-Kompass

    Wir nehmen Ihre Struktur auf, wie sie gelebt und wie sie dokumentiert ist: Rechtsträger, Standorte, Bereiche, Leitungsebenen, Zeichnungsbefugnisse. Wir prüfen den Kostenstellenplan und werten zwölf Monate Buchungsjournal aus: Wo wird falsch oder gar nicht kontiert, wo wird von Hand umgebucht, welche Umlagen laufen und auf welcher Grundlage. Dazu ein Grundcheck Ihrer Datenschutz-Dokumentation. Für die Arbeit mit Ihrem Buchungsjournal schließen wir vorab einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit vereinbarter Löschung.

    Stufe 2: Zielbild Organisationsstamm

    Wir entwerfen mit Ihnen ein einheitliches Modell in fünf Schichten und machen es als klickbaren Prototyp sichtbar:

    1. Struktur: Rechtsträger, Standorte, Bereiche, Kostenstellen und Kostenträger
    2. Geschäftspartner: Debitoren und Kreditoren, auch die im eigenen Verbund
    3. Personen und Zugänge: Mitarbeitende, Benutzerkonten, Rollen. Mit dem Austritt enden alle Zugänge.
    4. Ressourcen: Geräte, Fahrzeuge, Räume und andere Betriebsmittel
    5. Regeln und Verträge: Umlageschlüssel, interne Leistungsverrechnung, Geschäftsbesorgung, Zeichnungs- und Freigabeordnung, Verarbeitungsverzeichnis und Löschfristen

    Dazu legen wir fest, wer welches Feld pflegt, und beschreiben die Finanzabläufe, die an diesem Stamm hängen: von der Bestellung bis zur Zahlung, von der Rechnung bis zum Zahlungseingang, Monatsabschluss, Umlage- und Verrechnungslauf.

    Stufe 3: Umsetzung

    Der Stamm wird in Ihrem vorhandenen System abgebildet oder in einem gemeinsamen Rahmen, in dem auch Ihre neuen Werkzeuge laufen. Umgesetzt wird durch Ihre IT, Ihren Anbieter oder einen Umsetzungspartner. Wir bereinigen und führen die Altdaten zusammen, richten Freigabewege und die Verbindung zwischen Personalstamm und Benutzerkonten ein und führen die Pflege bei den zuständigen Stellen ein.

    Stufe 4: Jahres-Check

    Ein Jahr später hat sich die Organisation verändert. Wir gleichen Stamm und Wirklichkeit ab, sinnvollerweise vor dem Jahresabschluss, prüfen Umlageschlüssel und interne Verrechnung gegen die tatsächlichen Zahlen, prüfen, ob ausgeschiedene Personen noch Zugänge haben, und schreiben Verarbeitungsverzeichnis, Löschfristen und Auftragsverarbeitung fort.

    Module zum Kombinieren

    Einzelne Bausteine lassen sich auch ohne die Stufen beauftragen oder mit anderen Leistungen verbinden. Sie erhalten dafür vorab einen Festpreis.

    • Buchungsanalyse

      Zwölf Monate Buchungsjournal: Fehlkontierungen, Handumbuchungen, Umlagen

    • Kostenstellen- und Umlagemodell

      Kostenstellenplan neu ordnen, nachvollziehbare Umlageschlüssel festlegen

    • Interne Leistungsverrechnung und Geschäftsbesorgung

      Leistungen zwischen Rechtsträgern fachlich beschreiben und verrechenbar machen

    • Zeichnungs- und Freigabeordnung

      Wer darf was unterschreiben und freigeben, bis zu welchem Betrag

    • Verarbeitungsverzeichnis und Löschkonzept

      Verzeichnis nach Art. 30 DSGVO erstellen oder aktualisieren, Löschfristen festlegen

    • Prüfung der Auftragsverarbeitung

      Bestehende Verträge mit Dienstleistern sichten, Lücken benennen

    • Datenschutz-Folgenabschätzung

      Für Vorhaben mit hohem Risiko, etwa beim Einsatz von KI

    • Externer Datenschutzbeauftragter

      Benennung einer fachkundigen Person, laufende Betreuung

    • Stamm plus Prozess

      Ein Prozess-Prototyp direkt auf dem neuen Stamm

    Was wir nicht tun

    Wir führen keine Bücher, erstellen keine Abschlüsse und leisten keine Steuer- und keine Rechtsberatung. Wo Rechts- oder Steuerfragen entstehen, benennen wir sie und übergeben sie an Ihre Beraterinnen und Berater. Verträge zur Geschäftsbesorgung und Verrechnung beschreiben wir fachlich; die rechtliche Prüfung erfolgt durch Ihre Rechts- oder Steuerberatung. Das hält uns neutral und Ihre Zuständigkeiten klar.

    Zusammen mit unseren anderen Leistungen

    • Prozesse & Systeme: Struktur & Compliance legt fest, worauf gearbeitet wird; Prozesse & Systeme, wie gearbeitet wird. Ein Werkzeug, das eine Excel-Liste ablöst, ist auf einem geordneten Stamm schneller gebaut und verlässlicher.
    • Digitale Souveränität: Technik, Schwachstellen und Abhängigkeiten. Wer dort Zugänge und Rechte prüft, findet die Regeln dafür hier.
    • Führung & Organisation: Rollen und Zusammenarbeit von Menschen. Die formale Struktur dahinter, etwa Zeichnungsbefugnisse, ordnen wir hier.
    • Projektleitung & Interim: Größere Umsetzungen laufen über ein Mandat.

    So ist unser Angebot aufgebaut

    Jede Stufe ist ein eigenes Produkt mit eigenem Preis. Sie beauftragen eine Stufe und entscheiden danach, ob die nächste folgt.

    • Stufe 1

      Struktur-Kompass

      Wie ist unser Haus heute tatsächlich aufgebaut, und wo hakt es?

    • Stufe 2

      Zielbild Organisationsstamm

      Wie soll unser Stamm künftig aussehen, und wer pflegt was?

    • Stufe 3

      Umsetzung

      Wie wird daraus ein gepflegter Stamm im System?

    • Stufe 4

      Jahres-Check

      Stimmen Stamm, Schlüssel und Nachweise noch?

    Was fast immer dazugehört

    • Prozesse & Systeme

      Prozesse & Systeme

      Struktur & Compliance legt fest, worauf gearbeitet wird; Prozesse & Systeme, wie gearbeitet wird. Ein Werkzeug, das eine Excel-Liste ablöst, ist auf einem geordneten Stamm schneller gebaut und verlässlicher.

    • Digitale Souveränität

      Digitale Souveränität

      Technik, Schwachstellen und Abhängigkeiten. Wer dort Zugänge und Rechte prüft, findet die Regeln dafür hier.

    Was Sie bei uns außerdem bekommen, sehen Sie in der Leistungsübersicht.

    Häufige Fragen

    Wie Sie mit uns starten

    Erzählen Sie uns, wo es bei Ihnen hakt: bei Kostenstellen und Umlagen, bei Zugängen oder bei den Datenschutz-Nachweisen. Im Erstgespräch klären wir, ob der Struktur-Kompass der richtige Einstieg ist oder ob ein einzelner Baustein reicht.

    Erstgespräch vereinbaren

    Vom Team der addonware GmbH, Bereich Struktur & Compliance. Stand: Oktober 2026.