Interne Leistungsverrechnung im Verbund: Wie Verein und gGmbHs Leistungen sauber untereinander abrechnen

Die typische Ausgangslage

Ein Verein hat über die Jahre gemeinnützige Gesellschaften gegründet, etwa für Pflege, Kitas oder Eingliederungshilfe. Die Verwaltung ist beim Verein geblieben oder in eine Servicegesellschaft gewandert. Sie erledigt Buchhaltung, Lohn, IT und Einkauf für alle.

Abgerechnet wird oft so, wie es einmal eingeführt wurde: ein fester Betrag pro Jahr, ein Prozentsatz vom Umsatz oder gar nicht. Wer den Schlüssel festgelegt hat und warum, weiß niemand mehr genau. Solange niemand fragt, fällt das nicht auf.

Wer danach fragt

• Das Finanzamt. Gemeinnützige Körperschaften dürfen ihre Mittel nur für ihre eigenen steuerbegünstigten Zwecke einsetzen. Zahlt eine Gesellschaft zu viel oder zu wenig für Leistungen einer anderen, kann das als Mittelfehlverwendung gewertet werden.
• Die Kostenträger. In Entgelt- und Pflegesatzverhandlungen müssen Verwaltungskosten nachvollziehbar sein. Eine Umlage, deren Herleitung niemand erklären kann, wird gekürzt.
• Zuwendungsgeber. Geförderte Projekte dürfen nur mit angemessenen und belegbaren Gemeinkosten belastet werden. Ein pauschaler Aufschlag ohne Grundlage fällt bei der Verwendungsnachweisprüfung auf.
• Wirtschaftsprüfung und Aufsichtsgremien. Sie wollen sehen, dass Leistungen zwischen den Gesellschaften auf Verträgen beruhen und nach festen Regeln abgerechnet werden.

Die 5 Bausteine einer sauberen Verrechnung

1. Leistungskatalog. Welche Leistungen erbringt wer für wen? Buchhaltung, Lohn, Personalverwaltung, IT-Betrieb, Einkauf, Qualitätsmanagement, Geschäftsführung. Je Leistung: was gehört dazu, was nicht.
2. Vertrag. Ein Geschäftsbesorgungs- oder Dienstleistungsvertrag je Gesellschaft, der auf den Katalog verweist, die Verrechnung regelt und die Verantwortung klärt. Ohne Vertrag gibt es nichts, worauf sich eine Abrechnung stützen kann.
3. Verrechnungsschlüssel. Je Leistung ein Schlüssel, der zur Leistung passt (siehe Tabelle). Ein einziger Schlüssel für alles ist einfach, aber selten richtig.
4. Abrechnung. Üblich sind monatliche Abschläge und eine jährliche Abrechnung nach den tatsächlichen Werten. Beides wird gebucht, nicht nur besprochen.
5. Jährliche Überprüfung. Stimmen Katalog und Schlüssel noch? Ist eine Gesellschaft dazugekommen, ist ein Bereich gewachsen, hat sich eine Leistung verändert? Das Ergebnis wird festgehalten.

Welcher Schlüssel zu welcher Leistung passt

Der Umsatz ist als Schlüssel bequem, weil er immer vorliegt. Er ist aber nur dort sachgerecht, wo der Aufwand tatsächlich mit dem Umsatz wächst. Für Lohnabrechnung oder IT ist er es meist nicht.

Der steuerliche Rahmen, kurz gefasst

Wir sind keine Steuerberater. Die folgenden Punkte sollen helfen, die richtigen Fragen zu stellen. Die Antworten für Ihren Verbund gibt Ihre Steuerberatung.

• Zusammenwirken gemeinnütziger Körperschaften (§ 57 Abs. 3 AO). Eine gemeinnützige Körperschaft kann ihre Zwecke auch dadurch verwirklichen, dass sie planmäßig mit anderen gemeinnützigen Körperschaften zusammenwirkt. Damit können Verwaltungs- und Serviceleistungen innerhalb eines gemeinnützigen Verbunds begünstigt sein. Voraussetzung ist eine entsprechende Regelung in der Satzung der leistenden Körperschaft. Ob diese Begünstigung mit dem europäischen Beihilferecht vereinbar ist, prüft der Europäische Gerichtshof. Ihre Steuerberatung sollte das im Blick haben, vor allem beim Umsatzsteuersatz für Serviceleistungen.
• Umsatzsteuer. Ob und zu welchem Satz Leistungen zwischen den Gesellschaften umsatzsteuerpflichtig sind, hängt unter anderem davon ab, ob eine umsatzsteuerliche Organschaft besteht und welche Befreiungen greifen. Das ist eine der ersten Fragen, die vor einer Neuordnung geklärt sein muss.
• Höhe der Verrechnung. Ob zu Selbstkosten oder mit Aufschlag abgerechnet wird, ist eine steuerliche Frage. Unabhängig davon gilt: Die Grundlage muss dokumentiert sein und für alle Empfänger gleich angewendet werden.

Die häufigsten Fehler

• Kein Vertrag oder ein Vertrag, der nicht zur gelebten Praxis passt. Der Vertrag stammt aus der Gründungszeit, die Leistungen haben sich seitdem verdoppelt.
• Ein Schlüssel für alles. Eine kleine Gesellschaft mit vielen Beschäftigten und wenig Umsatz zahlt dann für Lohn und IT zu wenig, eine große mit wenigen Beschäftigten zu viel.
• Keine jährliche Abrechnung. Die Abschläge laufen seit Jahren unverändert, ohne Abgleich mit den tatsächlichen Werten.
• Leistungen ohne Empfänger. Kosten bleiben beim Verein hängen, weil niemand festgelegt hat, wem sie zuzuordnen sind.
• Neue Gesellschaft, alte Regeln. Eine Gründung oder Übernahme wird in die Abrechnung nicht eingearbeitet.

Was wir übernehmen und was nicht

Wir übernehmen: die Bestandsaufnahme der heutigen Verrechnung anhand Ihrer Buchungen, den Leistungskatalog, die Auswahl und Berechnung der Schlüssel, die Inhalte für die Verträge, das Abrechnungsverfahren und eine Vorlage für die jährliche Überprüfung. Ergebnis ist ein Verrechnungsmodell, das Ihre Buchhaltung anwenden und Ihre Steuerberatung prüfen kann.

Wir übernehmen nicht: Steuerberatung und Rechtsberatung. Die steuerliche Würdigung und die endgültige Fassung der Verträge liegen bei Ihrer Steuer- und Rechtsberatung. Wir arbeiten ihnen zu und stimmen uns auf Wunsch direkt mit ihnen ab.

Wie Sie mit uns starten

Wenn die Verrechnung Teil einer größeren Ordnung Ihrer Verbundstruktur ist, beginnt das mit dem Struktur-Kompass (9.900 € bis zwei Rechtsträger, je weiterer Rechtsträger 1.900 €). Wenn nur die Verrechnung neu geordnet werden soll, gibt es das Modul Interne Leistungsverrechnung und Geschäftsbesorgung (5.900 €) einzeln. Beide sind Festpreise.

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Häufige Fragen

Vom Team der addonware GmbH, Bereich Struktur & Compliance. Stand: Oktober 2026.