KI-Kompetenz im Team: Was die KI-Verordnung verlangt und warum ein Pflichtkurs nicht reicht
Wer KI im Betrieb einsetzt, muss nach der KI-Verordnung Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz seiner Beschäftigten zu fördern. Ein bestimmtes Niveau, ein Zertifikat oder ein Pflichtkurs ist nicht vorgeschrieben. Gefragt ist, was zum eigenen Einsatz passt: Wer nutzt welche KI wofür, und was müssen diese Menschen dafür wissen? Als Nachweis genügen interne Aufzeichnungen. Am meisten bewirkt, was nah an der eigenen Arbeit ist: Beispiele aus dem Alltag, Lotsen im Team und wenige klare Regeln.
Was genau verlangt wird
Seit Februar 2025 gilt Artikel 4 der KI-Verordnung für alle, die KI anbieten oder einsetzen. Seit Juli 2026 ist klargestellt, wie das gemeint ist:
- Maßnahmen statt Niveau. Sie müssen gezielt etwas dafür tun, dass Ihre Leute den Umgang mit KI lernen. Ein bestimmter Wissensstand ist nicht vorgeschrieben.
- Passend zum Einsatz. Was nötig ist, hängt davon ab, was die Menschen schon können, welche KI sie nutzen und wofür, und wen die Ergebnisse betreffen. Die Pflegefachkraft braucht anderes als das Controlling.
- Alle, die mit KI arbeiten. Gemeint sind nicht nur Beschäftigte, sondern auch Honorarkräfte und Dienstleister, die in Ihrem Auftrag KI nutzen.
- Kein Zertifikat. Nach Auskunft der EU-Kommission genügen interne Aufzeichnungen darüber, was Sie getan haben.
Warum der Pflichtkurs am Ziel vorbeigeht
Viele Häuser reagieren mit einem Online-Kurs für alle: anderthalb Stunden Grundlagen, am Ende ein Zertifikat. Das sieht ordentlich aus und hilft wenig.
- Er ist für niemanden passend. Wer KI für Elternbriefe nutzt, braucht andere Fragen beantwortet als jemand, der Dienstpläne auswertet.
- Er erreicht die Falschen. Wer ohnehin neugierig ist, klickt sich durch. Wer unsicher ist oder Sorge um den eigenen Arbeitsplatz hat, bleibt es danach auch.
- Er endet, bevor es anfängt. Kompetenz entsteht bei der Anwendung, nicht beim Zuhören. Der Kurs ist vorbei, wenn die erste echte Frage kommt.
Drei Ebenen, die zusammen genügen
| Ebene | Wer | Was | Wie |
|---|---|---|---|
| Grundlagen | alle, die ein KI-Werkzeug nutzen dürfen | Was KI kann und was nicht, welche Daten in welche KI dürfen, wann ein Text gekennzeichnet wird, wen man fragt | eine Stunde, gern in der Teamsitzung |
| Anwendung | die Nutzenden je Arbeitsbereich | die drei bis fünf häufigsten Aufgaben des Bereichs, mit eigenen Vorlagen geübt; Ergebnisse prüfen | ein halber Tag als Werkstatt, danach Lotsen im Team |
| Verantwortung | Leitung, IT, Datenschutz, Lotsen | Auswahl und Freigabe von Werkzeugen, Risiken, Mitbestimmung, Umgang mit Fehlern | ein Tag, einmal im Jahr aufgefrischt |
Grundlagen
Wer
alle, die ein KI-Werkzeug nutzen dürfen
Was
Was KI kann und was nicht, welche Daten in welche KI dürfen, wann ein Text gekennzeichnet wird, wen man fragt
Wie
eine Stunde, gern in der Teamsitzung
Anwendung
Wer
die Nutzenden je Arbeitsbereich
Was
die drei bis fünf häufigsten Aufgaben des Bereichs, mit eigenen Vorlagen geübt; Ergebnisse prüfen
Wie
ein halber Tag als Werkstatt, danach Lotsen im Team
Verantwortung
Wer
Leitung, IT, Datenschutz, Lotsen
Was
Auswahl und Freigabe von Werkzeugen, Risiken, Mitbestimmung, Umgang mit Fehlern
Wie
ein Tag, einmal im Jahr aufgefrischt
So bekommt jede Person, was sie braucht, und keiner sitzt in einem Kurs, der ihn nicht betrifft.
Wie Sie es nachweisen, ohne Papierberg
Fünf Dinge reichen, in einer einfachen Tabelle oder im Intranet:
- Welche KI-Werkzeuge im Haus genutzt werden, offiziell freigegeben und mit Zweck.
- Wer sie nutzt, nach Rollen oder Bereichen, nicht nach Namen.
- Was Sie getan haben: Grundlagen, Werkstätten, Lotsentreffen, mit Datum, Format und Teilnehmenden.
- Ihre KI-Regeln, kurz und aktuell.
- Wer ansprechbar ist, für Fragen und für Fehler.
Einmal im Jahr wird die Liste durchgesehen. Kommt ein neues Werkzeug dazu, wird sie ergänzt.
Bereitschaft kommt vor Kompetenz
Eine Belegschaft ist nicht gleich. In fast jedem Haus gibt es vier Gruppen:
| Gruppe | Typischer Satz | Was hilft |
|---|---|---|
| Die Begeisterten | „Das nutze ich privat schon lange.“ | eine Rolle als Lotse, Raum zum Ausprobieren, klare Grenzen bei sensiblen Daten |
| Die Vorsichtigen | „Werde ich dann überhaupt noch gebraucht?“ | eine klare Aussage der Leitung, was KI übernehmen soll und was nicht; Beispiele, in denen KI Routine abnimmt und Zeit für Wichtigeres frei wird; eine Zusage, wofür Eingaben nicht ausgewertet werden |
| Die Ablehnenden | „Das haben wir schon immer so gemacht.“ | nicht überreden, sondern fragen, was im Alltag nervt; ein Kollege aus dem eigenen Team zeigt, wie KI genau dabei hilft; ihre Erfahrung ernst nehmen |
| Die Überlasteten | „Nicht noch etwas Neues.“ | nichts versprechen, sondern zeigen: Entlastung zuerst, dann eine kleine Hilfe, die sofort Klicks und Zeit spart |
Die Begeisterten
Typischer Satz
„Das nutze ich privat schon lange.“
Was hilft
eine Rolle als Lotse, Raum zum Ausprobieren, klare Grenzen bei sensiblen Daten
Die Vorsichtigen
Typischer Satz
„Werde ich dann überhaupt noch gebraucht?“
Was hilft
eine klare Aussage der Leitung, was KI übernehmen soll und was nicht; Beispiele, in denen KI Routine abnimmt und Zeit für Wichtigeres frei wird; eine Zusage, wofür Eingaben nicht ausgewertet werden
Die Ablehnenden
Typischer Satz
„Das haben wir schon immer so gemacht.“
Was hilft
nicht überreden, sondern fragen, was im Alltag nervt; ein Kollege aus dem eigenen Team zeigt, wie KI genau dabei hilft; ihre Erfahrung ernst nehmen
Die Überlasteten
Typischer Satz
„Nicht noch etwas Neues.“
Was hilft
nichts versprechen, sondern zeigen: Entlastung zuerst, dann eine kleine Hilfe, die sofort Klicks und Zeit spart
Die größte Sorge ist, den Job zu verlieren oder überflüssig zu werden. Sie steckt oft auch hinter der Ablehnung. Am stärksten ist sie nicht in der Pflege oder Betreuung: Dort weiß jeder, dass KI keinen Menschen pflegt oder begleitet. Sie ist am stärksten in der Verwaltung, im Personalbüro, in der Lohnabrechnung, in der Buchhaltung und in der Sachbearbeitung. Dort übernimmt KI tatsächlich Teile der Arbeit, und das spüren die Menschen.
Darüber hilft keine Schulung hinweg, nur eine ehrliche Aussage der Leitung. „Es ändert sich nichts“ stimmt dort nicht und wird auch nicht geglaubt. Ehrlich ist: Aufgaben ändern sich, die Menschen bleiben. Die Leitung sagt, welche Routine KI übernehmen soll, wohin die frei werdende Zeit geht, etwa in Prüfung, Beratung und schwierige Fälle, und dass Abgänge durch Rente aufgefangen werden, statt Stellen zu streichen. Am besten entscheiden die Teams der Verwaltung selbst mit, welche Aufgaben sie abgeben. Wer eine solche Zusage gibt, sollte sie aber auch so meinen und halten.
In der Pflege ist es etwas anderes: Dort herrscht eher Müdigkeit. Seit Jahrzehnten hören Pflegekräfte, mit der Digitalisierung werde alles besser. Gekommen sind vor allem mehr Klicks: nach jedem Einsatz an den Rechner, die Person suchen, die Akte öffnen, durch die Reiter klicken, abhaken, den Bericht mit zwei Fingern tippen. Wer das erlebt hat, glaubt keinem Versprechen mehr. Dabei ist der Wunsch klar: ein Sprachassistent, der die Schicht und die Klienten kennt. Aus dem Zimmer kommen, auf dem Gang kurz sagen „Frau Müller fertig, alles wie geplant“, und der Eintrag liegt zur Bestätigung bereit. Hier hilft keine Ankündigung, sondern nur ein Werkzeug, das in der ersten Woche spürbar Arbeit spart. Weil es um Gesundheitsdaten geht, steht so etwas in der Daten-Ampel auf Rot: nur im EU-Rechtsraum oder auf eigenen Servern.
Wer allen dieselbe Schulung gibt, erreicht vor allem die erste Gruppe. Wer vorher fragt, wo die Menschen stehen, kann gezielt ansetzen. Die Ablehnenden sind dabei oft wertvoller, als es scheint: Sie kennen die Abläufe am längsten und merken als Erste, wo eine neue Lösung nicht zum Alltag passt. Wer sie gewinnt, gewinnt meist das ganze Team. Dazu gehört ein Klima, in dem man fragen und Fehler zugeben darf. Sonst wird KI im Stillen genutzt oder im Stillen gemieden.
Ein Beispiel aus einem Pflegedienst
Ein ambulanter Pflegedienst mit rund 400 Beschäftigten führt ein offizielles KI-Werkzeug ein. Eine kurze, anonyme Befragung vorab zeigt drei Dinge: In der Pflege sieht kaum jemand den eigenen Job in Gefahr, aber kaum jemand glaubt noch, dass ein neues Werkzeug Arbeit spart. In der Verwaltung, vor allem in Personalbüro, Lohnabrechnung und Buchhaltung, ist die Sorge groß, überflüssig zu werden, obwohl dort einige privat längst mit KI arbeiten. Und die Leitungen fühlen sich unsicher, was sie verantworten.
- Was der Dienst tut: Zuerst eine klare Aussage der Geschäftsführung in allen Teams: Durch KI fällt keine Stelle weg, Abgänge durch Rente werden aufgefangen. Die Verwaltung legt selbst fest, welche Routine sie zuerst abgibt. In der Pflege gibt es keine Ankündigung, sondern ein Team probiert vier Wochen lang die Dokumentation per Sprache nach dem Einsatz aus, auf eigenen Servern. Dann Grundlagen für alle in den Teamsitzungen, eine Stunde. Je Bereich eine Werkstatt mit den eigenen Aufgaben: in der Verwaltung etwa Antworten auf wiederkehrende Fragen der Beschäftigten und Entwürfe für Schreiben, in der Pflege Übergabenotizen und Infoblätter für Angehörige, immer ohne Namen. In jedem Team ein Lotse. Eine eigene Runde für die Leitungen zu Verantwortung und Freigabe. Die Mitarbeitervertretung ist von Beginn an dabei.
- Wie es dokumentiert wird: eine Tabelle mit Werkzeug, Bereichen, Terminen und Teilnehmenden.
- Was sich zeigt: Nach sechs Monaten bestätigt eine zweite Kurzbefragung, dass das offizielle Werkzeug genutzt wird und die Sorge in der Verwaltung, überflüssig zu werden, deutlich gesunken ist. Die gewonnene Zeit geht dort vor allem in Rückfragen und schwierige Fälle. In der Pflege fragen die anderen Teams von sich aus nach der Sprachdokumentation. Die Lotsen treffen sich weiter einmal im Quartal.
Mitbestimmung auch bei der Schulung
Nicht nur das KI-Werkzeug selbst, auch die Schulungen sind ein Thema für die Vertretung der Beschäftigten: Bei der Durchführung betrieblicher Bildungsmaßnahmen redet sie mit. Wer Werkzeug und Schulungskonzept gemeinsam vorlegt, spart eine Runde und gewinnt oft einen Fürsprecher.
In großen und regulierten Organisationen
- Verbund mit mehreren Gesellschaften. Ein gemeinsames Grundlagenmodul für alle, Werkstätten und Lotsen je Gesellschaft. Die Dokumentation an einer Stelle, damit jeder Rechtsträger seinen Teil belegen kann.
- Kirchliche Träger. Eigenes Mitarbeitervertretungsrecht mit vergleichbaren Beteiligungsrechten. Die Mitarbeitervertretung gehört von Beginn an an den Tisch.
- Krankenhäuser. Ärztlicher Dienst, Pflege und Verwaltung brauchen unterschiedliche Wege. Dazu kommt KI in Medizinprodukten, für die eigene Einweisungen gelten.
- Entscheidungen über Menschen. Wo KI bei Personalauswahl, Leistungsbewertung oder Hilfebedarf mitwirkt, gelten ab Dezember 2027 strengere Pflichten. Die Menschen, die solche Systeme beaufsichtigen, brauchen dann nachweislich die nötige Kompetenz und Befugnis.
- Gremien. Vorstand und Aufsicht sollten selbst ein Grundverständnis haben. Sie entscheiden über Werkzeuge, Budget und Risiken, und dafür reicht ein halber Tag.
Wie Sie mit uns starten
Der kostenlose Reifegrad-Check zeigt in wenigen Minuten, wo Ihr Haus steht. In der Standortbestimmung unserer Linie Human Readiness (6.900 € bis 250 Beschäftigte, 8.900 € darüber) erfassen wir, wie bereit Ihre Leute für Veränderung und neue Technik sind, wo Belastung und Sorgen liegen und welche Gruppen was brauchen. Darauf baut ein Kompetenzkonzept auf, das zu Ihrem Haus passt. Welche KI-Werkzeuge und Regeln Sie dafür brauchen, klären wir im Digital-Kompass (9.900 €) unserer Linie Prozesse & Systeme.
Häufige Fragen
Vom Team der addonware GmbH, Bereich Human Readiness. Stand: Oktober 2026.