Prototyp statt Lastenheft: Wie Sie eine Software prüfen, bevor Sie sie kaufen
Ein Prozess-Prototyp bildet Ihre Abläufe in wenigen Wochen als klickbare Anwendung ab: mit Ihren Rollen, Ihren Feldern, Ihren Freigaben. Ihre Fachbereiche arbeiten ihn durch, bevor Geld für ein System ausgegeben wird. Was nicht passt, fällt so vor der Investition auf und nicht ein halbes Jahr nach dem Start.
Warum Lastenhefte so oft nicht reichen
Ein Lastenheft beschreibt, was eine Software leisten soll. Das ist richtig und notwendig. In der Praxis hat es drei Schwächen:
Jeder liest es anders. „Die Freigabe erfolgt durch die Bereichsleitung" klingt eindeutig. Ob damit jede Bereichsleitung gemeint ist, nur die eigene oder auch die Vertretung, steht nicht da. Jeder Anbieter füllt die Lücke so, wie es seine Software am einfachsten kann.
Die Menschen, die später damit arbeiten, lesen es nicht. Ein Lastenheft von sechzig Seiten liest die Projektleitung. Die Sachbearbeitung, die den Ablauf jeden Tag bedient, sieht erst das fertige System.
Fehler werden erst im Betrieb sichtbar. Ein fehlendes Feld, eine Freigabe an der falschen Stelle, ein Schritt, den es im Alltag gar nicht gibt: Auf Papier fällt das kaum auf. Am Bildschirm sofort.
Die Folge kennen viele Häuser: Das neue System läuft, und daneben laufen die alten Tabellen weiter.
Was ein Prozess-Prototyp ist
Ein Prozess-Prototyp ist eine lauffähige Abbildung Ihrer Abläufe. Er zeigt nicht ein fremdes Produkt, sondern Ihren Prozess:
- die Rollen in Ihrem Haus und was jede Rolle sehen und tun darf
- die Felder und Formulare, die Ihre Leute tatsächlich ausfüllen
- die Freigaben und Weiterleitungen, so wie sie gelten sollen
- typische Fälle aus Ihrem Alltag, durchgespielt mit erfundenen Daten
Ihre Fachbereiche klicken sich durch, sagen, was fehlt oder stört, und der Prototyp wird angepasst. Am Ende steht eine ausführbare Spezifikation: Abläufe, Datenstruktur, Rollen und Regeln in der Fassung, die Ihre Leute abgenommen haben.
Was ein Prototyp nicht ist
Kein Produktivsystem. Er wird nicht betrieben und enthält keine echten Daten aus Ihrem Haus.
Keine Vorentscheidung für einen Anbieter. Sie können ihn jedem Anbieter als Vorgabe geben und dessen Angebot daran messen.
Kein Ersatz für Datenschutz- und Sicherheitsprüfung. Die gehört zur Auswahl des späteren Systems.
So läuft es ab
1. Abläufe und Zielbild klären. Welche Prozesse sollen abgebildet werden, wer ist beteiligt, wie soll es künftig laufen? Diese Arbeit ist die Grundlage; ohne sie baut man einen Prototyp auf Vermutungen.
2. Prototyp aufbauen. Aus den geklärten Abläufen entsteht in Tagen eine erste lauffähige Fassung.
3. Durchläufe mit den Fachbereichen. Die Menschen, die später damit arbeiten, spielen ihre Fälle durch. Änderungen fließen jeweils bis zum nächsten Durchlauf ein.
4. Abnahme und Übergabe. Geschäftsführung und Fachbereiche nehmen den Prototyp ab. Sie erhalten ihn zusammen mit der vollständigen schriftlichen Beschreibung, die beim Bau entstanden ist, und einer Aufwandsschätzung für die Umsetzung.
Wann sich ein Prototyp lohnt und wann nicht
Er lohnt sich, wenn
- mehrere Bereiche an einem Ablauf beteiligt sind und unterschiedliche Vorstellungen davon haben
- ein Altsystem abgelöst wird und niemand genau weiß, was es heute alles nebenbei erledigt
- eine größere Investition oder ein Gremienbeschluss ansteht und eine belastbare Grundlage gebraucht wird
- Sie ausschreiben wollen und Angebote vergleichbar machen müssen
Er lohnt sich eher nicht, wenn
- es um einen Standardprozess geht, den jede marktübliche Software gleich abbildet, etwa die Lohnabrechnung
- nur wenige Personen mit dem System arbeiten werden
- die Software bereits feststeht und nur noch eingerichtet werden muss
Was das für große und regulierte Organisationen bedeutet
Ausschreibung: Das Vergaberecht verlangt produktneutrale Leistungsbeschreibungen. Beim Bau des Prototyps entsteht deshalb nicht nur die klickbare Anwendung, sondern zugleich eine vollständige schriftliche Beschreibung: Abläufe, Rollen, Datenfelder, Regeln und Freigaben, produktneutral formuliert. Sie können sie unmittelbar als Leistungsbeschreibung in Ihre Ausschreibung übernehmen. Die Anbieter sehen am Prototyp, was gemeint ist, und Sie vergleichen die Angebote an derselben Vorgabe. Die formale Gestaltung des Vergabeverfahrens bleibt wie gewohnt bei Ihrer Vergabestelle.
Mitbestimmung: Neue Software, mit der sich Verhalten oder Leistung von Beschäftigten auswerten lässt, ist mitbestimmungspflichtig. Ein Prototyp macht früh sichtbar, welche Daten anfallen und wer sie sieht. Betriebsrat, Personalrat oder Mitarbeitervertretung können damit früher und konkreter einbezogen werden als mit einem Lastenheft.
Gremien: Ein Vorstand oder Aufsichtsrat versteht einen Ablauf, den er am Bildschirm sieht, schneller als einen, den er auf sechzig Seiten lesen muss.
Viele bestehende Fachanwendungen: In großen Häusern, etwa Krankenhäusern oder Krankenkassen, muss neue Software mit vielen vorhandenen Systemen zusammenspielen. Der Prototyp zeigt früh, an welchen Stellen Daten aus anderen Systemen gebraucht werden und welche Schnittstellen die Ausschreibung verlangen muss.
Welche Daten im Prototyp stecken
Wir arbeiten im Prototyp mit erfundenen oder anonymisierten Daten. Wo echte personenbezogene Daten unvermeidbar sind, schließen wir vorher einen befristeten Auftragsverarbeitungsvertrag mit vereinbarter Löschung.
Offen gesagt: unsere eigene Plattform
Den Prototyp bauen wir auf einer eigenen modularen Plattform, weil sie es erlaubt, Abläufe in Tagen statt in Monaten lauffähig zu machen. Das sagen wir vorher. Der Prototyp bindet Sie an nichts: Er ist die Vorgabe, an der Sie jeden Anbieter messen können, auch einen anderen als uns.
Wie Sie mit uns starten
Wenn Sie Ihre Abläufe vor einer Softwareentscheidung so prüfen wollen, beginnt das bei uns mit dem Digital-Kompass (9.900 €). Er klärt Ist-Zustand und Zielbild und liefert genau das Material, das der Prozess-Prototyp (14.900 €, bis zu drei zusammenhängende Prozessketten) braucht. Beide sind Festpreise und einzeln beauftragbar.
Häufige Fragen
Vom Team der addonware GmbH, Bereich Prozesse & Systeme. Stand: Oktober 2026.