Microsoft 365 oder eine Alternative: Wann sich der Wechsel lohnt und wann nicht

Was sich 2025 und 2026 geändert hat

• Die Preise sind gestiegen. Microsoft hat im März 2026 angekündigt, die Preise für die meisten Business- und Enterprise-Pläne von Microsoft 365 zum 1. Juli 2026 zu erhöhen. Die Preise für gemeinnützige Organisationen ziehen mit. (Microsoft, häufige Fragen zur Preisänderung)
• Gemeinnützige bekommen die größeren Pakete nicht mehr kostenlos. Bis 2025 bekamen gemeinnützige Organisationen bis zu zehn Lizenzen des größten Business-Pakets kostenlos, größere Häuser zusätzlich ein kostenloses Enterprise-Einstiegspaket. Microsoft hat beide Zuwendungen mit der nächsten Verlängerung ab Juli 2025 beendet. Kostenlos gibt es weiterhin bis zu 300 Lizenzen des Basispakets, allerdings ohne Office-Programme auf dem Rechner und ohne Geräteverwaltung; für die größeren Pakete gibt es Rabatte von bis zu 75 Prozent. (Microsoft Partner Center)
• Der Datenschutz ist neu bewertet. 2022 hatte die Datenschutzkonferenz von Bund und Ländern festgestellt, dass Microsoft 365 nicht datenschutzkonform nachweisbar betrieben werden kann. Im November 2025 kam der Hessische Datenschutzbeauftragte nach Verhandlungen mit Microsoft zu dem Ergebnis, dass ein datenschutzkonformer Einsatz unter Bedingungen möglich ist. Das betrifft den Vertrag und die Verarbeitung in der EU. Am Zugriff nach US-Recht ändert es nichts (mehr dazu auf unserer Seite zu eigenem Server, Private Cloud und US-Cloud).
• Die Alternativen sind erwachsen geworden. Das Land Schleswig-Holstein hat bis Ende 2025 rund 80 Prozent seiner etwa 30.000 Verwaltungsarbeitsplätze von Microsoft Office und Outlook auf offene Software umgestellt (LibreOffice, Open-Xchange mit Thunderbird, Nextcloud) und spart nach eigenen Angaben über 15 Millionen Euro Lizenzkosten im Jahr, bei einmalig 9 Millionen Euro für Umstellung und Weiterentwicklung. (Landesregierung Schleswig-Holstein, 04.12.2025) Die vom Bund getragene Arbeitsplatz-Suite openDesk dürfen seit September 2026 auch private IT-Dienstleister anbieten und betreiben.

Baustein für Baustein: Wo der Wechsel leicht ist und wo nicht

Microsoft 365 ist kein einzelnes Programm, sondern ein Paket. Für jede Organisation lohnt der Blick auf die einzelnen Bausteine:

Der häufigste Stolperstein ist nicht das Textprogramm, sondern die Fachsoftware: Wenn die Abrechnungs- oder Dokumentationssoftware Briefe nur über Word erzeugt oder Termine nur mit Outlook abgleicht, bestimmt sie den Takt.

Wann sich ein Wechsel lohnt und wann (noch) nicht

Eher lohnend:

• Sie verarbeiten viele Sozial-, Gesundheits- oder Personaldaten und wollen sie in europäischem Rechtsraum halten.
• Die Preissteigerung oder der Wegfall der kostenlosen größeren Pakete trifft Ihr Budget spürbar.
• Die meisten Mitarbeitenden nutzen nur E-Mail, Kalender und einfache Dokumente.
• Die nächste Vertragsverlängerung steht an und gibt Ihnen ein natürliches Zeitfenster.

Eher später oder nur in Teilen:

• Zentrale Fachsoftware hängt eng an Word, Excel oder Outlook.
• Gerade läuft eine andere große Einführung, und die Mitarbeitenden haben keine Kraft für die nächste.
• Niemand im Haus oder beim Dienstleister kann den neuen Betrieb verlässlich übernehmen.

Häufig ist ein Mischbetrieb der richtige Weg: E-Mail, Kalender, Dateien und Videokonferenz laufen europäisch, und nur die Arbeitsplätze, die es wirklich brauchen, behalten ihre Office-Lizenz.

Der Wechsel ist vor allem eine Sache der Menschen

Technisch ist eine Umstellung heute gut planbar. Ob sie gelingt, entscheidet sich bei den Mitarbeitenden: Wer jahrelang mit denselben Programmen gearbeitet hat, verliert im Wechsel erst einmal Zeit und Sicherheit. Bewährt haben sich ein Pilot an einem Standort, Ansprechpersonen in jedem Team, kurze Einweisungen statt langer Schulungen und eine Übergangszeit, in der beides geht. Und eine klare Antwort auf die Frage, warum das Haus wechselt.

Ein Beispiel aus der Eingliederungshilfe

Ein Träger der Eingliederungshilfe mit rund 350 Beschäftigten nutzt Microsoft 365 seit Jahren über die kostenlosen Pakete für Gemeinnützige und günstige Lizenzen. Mit dem Wegfall der kostenlosen größeren Pakete und der Preiserhöhung steigen die Lizenzkosten deutlich.

• Was die Bestandsaufnahme zeigt: Rund vier von fünf Beschäftigten nutzen nur E-Mail, Kalender, Dienstplan im Browser und einfache Dokumente. Die Verwaltung arbeitet mit Excel-Makros für die Abrechnung, und die Fachsoftware erzeugt Bescheide über Word-Vorlagen.
• Was der Träger entscheidet: E-Mail, Kalender, Dateiablage und Videokonferenz ziehen zu einer europäischen Lösung auf offener Software. Die Verwaltung behält ihre Office-Lizenzen, bis die Fachsoftware ohne Word auskommt. Begonnen wird mit einer Wohnstätte als Pilot, mit einer Ansprechperson je Team.
• Was nach einem Jahr da ist: Die teuren Lizenzen gibt es nur noch dort, wo sie gebraucht werden. Die Daten der Klientinnen und Klienten liegen im europäischen Rechtsraum. Und für die Verwaltung gibt es einen Plan, wann und wie sie folgt.

In großen und regulierten Organisationen

• Mitbestimmung. Jede neue Arbeitsplatz-Software, die Nutzungsdaten erfasst, braucht in der Regel die Zustimmung von Betriebsrat, Personalrat oder Mitarbeitervertretung. Das gilt für Microsoft 365 genauso wie für jede Alternative. Früh einbinden spart Monate.
• Ausschreibung. Öffentliche Auftraggeber und viele Zuwendungsempfänger müssen produktneutral ausschreiben. Beschreiben Sie, was die Lösung leisten muss, nicht, wie sie heißt.
• Kirchliche Träger. Eigene Datenschutzgesetze und Aufsichten bewerten Microsoft 365 teils anders als staatliche Stellen. Fragen Sie Ihre Aufsicht, bevor Sie verlängern oder wechseln.
• Verbund mit mehreren Gesellschaften. Ein gemeinsamer Arbeitsplatz für alle Gesellschaften spart Betrieb und Lizenzen, braucht aber getrennte Rechte und eine saubere Verrechnung.
• Krankenhäuser und medizinische Versorgungszentren. Für Gesundheitsdaten in der Cloud gilt zusätzlich die Pflicht zum Testat nach dem Cloud-Kriterienkatalog des BSI, unabhängig vom Anbieter.

Wie Sie mit uns starten

Die Standortbestimmung unserer Linie Digitale Souveränität (Audit Souveränität) zeigt, welche Software und welche Cloud-Dienste bei Ihnen laufen, welche Lizenzen wirklich genutzt werden und wo Sie von einem Hersteller abhängig sind. Festpreis nach Größe: 3.900 €, 4.800 € oder 5.700 €. In der Vertiefung (9.900 €) entsteht daraus das Zielbild: welcher Baustein wohin geht, was das kostet und in welcher Reihenfolge Sie umstellen.

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Häufige Fragen

Vom Team der addonware GmbH, Bereich Digitale Souveränität. Stand: Oktober 2026.